当前位置：首页 > 行业知识 > 综合

邮件合并的基本操作步骤

关注：74 发布时间：2021-11-26 13:00:02

你还在用邮件给面试官发面试通知吗？

你还在一条一条的输入数据做员工工资条吗？

你还在用复制粘贴的方式制作员工身份证吗？

对于这些重复性的任务，为什么不用简单快捷的方法批量完成呢？

我们来分享一个批量生成文档的功能，就是word的邮件合并功能。当我们在制作主要内容相同但具体数据不同的文档时，可以灵活使用邮件合并功能，快速批量生成各种文档，不仅可以以邮件的形式批量发送，还可以批量打印，非常快捷方便。

1.创建数据源

邮件合并前，需要预先设置或指定收件人信息。如果没有现成的收件人列表信息，用户需要手动创建。例如，在“面试通知”文档中输入收件人列表，并将其保存为“面试官信息”的列表文件。具体操作步骤如下。

步骤01打开[新地址列表]对话框。打开“面试通知”。docx "文档，选择[邮件]选项卡，[选择收件人]下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择[键入新列表]命令。

步骤02单击[自定义列]按钮。在打开的新建地址列表对话框中自定义列。

步骤03重命名字段。打开自定义地址列表对话框，选择地址字段，重命名，输入作业名称，确定。

将字段上移。返回[自定义地址列表]对话框，选择[名称]字段，[上移]按钮。

删除字段。a .选择要删除的字段，例如在此选择姓氏字段，【删除】，在弹出的提示框中【是】。

删除其他字段。同样删除其他字段，【确定】，如下图。

确定新的地址列表。返回[新建通讯录]对话框，输入收件人信息(按[表格]快速新建条目)，[确定]。

保存地址簿。打开【保存通讯录】对话框，选择保存位置，在【文件名】文本框中输入保存名称，【保存】按钮。

2.关联数据源

在邮件合并中，用户可以直接调用预先准备好的联系人列表，从而实现批量邮件合并的目的。

接下来，准备收件人信息(包含在"。txt "文件)作为合并数据导入面试通知。具体操作步骤如下。

步骤01选择一个现有的邮件合并列表。在“面试通知。docx "文档，[开始邮件合并]组中的[选择收件人]下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择[使用现有列表]命令。

步骤02选择数据源。打开【选择数据源】对话框，选择保存联系人列表文件的位置，选择保存联系人列表数据的文件，在此选择【收件人信息】选项，【打开】按钮。

技术看板

作为邮件合并的外部数据，有三种文件类型：txt文件、excel文件和access文件。用户手动创建的收件人信息在保存时将自动保存为访问文件。

步骤03确定文件信息。打开【文件转换-收件人信息】对话框，直接【确定】，如下图。

475d293f340b99.jpg "

3.插入合并字段

数据导入文档只在适当的位置准备相应的数据信息，用户仍然需要手工将相应的字段数据插入到相应的位置，即插入合并的字段。具体操作步骤如下。

步骤01插入名称字段。“面试通知里。docx "文档，将文本插入点定位在需要插入名称的位置，[写入并插入字段]组中[插入合并字段]按钮右侧的下拉按钮，然后，

从下拉列表中选择名称。

步骤02插入申请职位字段。将文本插入点放在需要插入职务申请的位置。在“写入和插入字段”组中，单击“插入合并字段”右侧的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择“职务申请”选项。

编辑单个文档。插入合并域后，可以生成合并文档。单击“完成”组中的“完成并合并”，从弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”。

合并所有记录。打开“合并到新文档”对话框，选择“全部”单选按钮，单击“确定”。

步骤05检查文档合并效果。word将创建一个新文档来显示合并的记录，这些记录分别占据一页。如下图所示，第1页的合并记录显示了其中一名候选人的面试通知。

猜你喜欢